Das kennen wir alle, der Alltag verschlingt uns förmlich und am Ende des Tages fragen wir uns, was wir eigentlich heute geschafft haben. Die Liste mit unseren To Do´s wird gefühlt immer länger und die Tage vergehen, ohne, dass wir es schaffen, diese Liste jemals abzuarbeiten. Ich kenne dieses Phänomen nur zu gut. Meinen eigentlichen Plan, mein Business voranzubringen, hatte ich schon Ende 2021 gefasst. 2022 bin ich komplett motiviert gestartet. Leider habe ich mich dann immer mehr verzettelt und so hat mein Vorhaben noch ein weiteres Jahr gedauert. Das kannst du gerne in meinem „Jahresrückblick 2022“ nachlesen. Zu Beginn 2023 habe ich mir dann eine Strategie zurechtgelegt, damit mir das nicht noch mal passiert. Was mir dabei geholfen hat, nicht im Strudel meiner To Do´s zu versinken, habe ich hier für dich zusammengefasst.
Aufgaben nach Wichtigkeit sortieren
Eines der größten Schwierigkeiten ist es oft, die Wichtigkeit der zu erledigenden Aufgaben zu erkennen. Manchmal gibt es unliebsame Aufgaben, die wir einfach nach hinten schieben, obwohl diese erledigt werden müssen. Aufgaben, die wir gerne erledigen, ziehen wir vor, obwohl diese Aufgaben durchaus die Zeit hätten, später erledigt zu werden. Gerne möchte ich dir ein Bespiel aus meinem Leben nennen.
Ich habe im Januar 2023 damit angefangen, meinen Blog aufzubauen und regelmäßige Beiträge zu veröffentlichen und den entsprechenden Content auf Instagram zu posten. Es gibt auch noch viele anderen Aufgaben, die ich umsetzen werde, wie die Erstellung meines Newsletters, die Optimierung meiner Webseite, einen Pinterest-Account erstellen nur um mal einige Beispiele zu nennen. Der Fokus liegt jetzt ganz klar auf meinem Blog und den Blogartikeln und so habe ich festgelegt, dass ich mich zu Beginn der Woche um meinen Blogartikel kümmere. Mit der Zeit kommt eine gewisse Routine rein und die Blogartikel gehen schneller von der Hand. Wenn ich das erledigt habe, dann arbeite ich an den anderen Dingen. Der nächste Schritt ist bei mir die Erstellung einen Newsletter und die komplette Einbindung auf meiner Webseite. Da kümmere ich mich jetzt verstärkt drum, damit ich schon bald den ersten Newsletter verschicken kann.
Gerne würde ich auch meinen Pinterest-Account erstellen, aber die Newsletter-Erstellung ist jetzt einfach die wichtigste Aufgabe. Und da auch mein Tag nur eine begrenzte Stundenanzahl hat, muss Pinterest noch etwas warten.
Entscheidungen treffen
Einen Newsletter zu erstellen, kann unendlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Allein mit der Auswahl des Newsletter-Anbieters kann man gefühlt Jahre verbringen. So kommt man natürlich nicht voran. Ich habe mich jetzt „einfach“ entschieden, mit dem Wissen, dass man in allergrößten Zweifelsfall, den Anbieter auch wieder wechseln könnte. Wenn ich mich aber nicht entscheide, dann habe ich in 2 Jahre wahrscheinlich immer noch keinen Newsletter. Meistens hadern wir mit Entscheidungen sehr lange, weil wir immer denken, es könnte die falsche Entscheidung sein, die wir treffen. Allerdings lehrt uns das Leben auch, dass die meisten Entscheidungen durchaus auch wieder verändert werden können. Wir gehen dann möglicherweise einen kleinen Umweg, erreichen aber dennoch unser Ziel. Wenn du also lernst schnell Entscheidungen zu treffen, dann „verschwendest“ du nicht deine Zeit damit, über die Entscheidung nachzudenken, sondern kannst direkt fokussiert umsetzen.
Termine setzen
Ein absoluter Beschleuniger ist es auch, wenn du dir Termine setzt. So bekommt deine Aufgabe direkt eine höhere Wichtigkeit. Du weißt, dass du bis zu einem bestimmten Termin alles erledigt haben musst und so nutzt du deine Zeit effektiver für die zu erledigende Aufgabe und verlierst dich nicht so schnell in „unwichtigeren“ Dingen. Wichtig ist natürlich, dass du dir Termine setzt, die du einhalten kannst. Es bringt wenig, einen Termin auf Ende der Woche zu setzen, wenn du genau weißt, dass du die komplette Woche schon verplant hast. Nimm dir lieber eine Woche länger Zeit, wenn du am Ende die Aufgabe dafür dann auch erledigt hast.
Es ist auch so, dass die Aufgabe genau so lange dauert, wie du dir Zeit dafür gibst. Wenn du dir einen knackigen, aber erreichbaren Termin setzt, kannst du auch besser vorankommen und weißt auch, dass die Aufgabe schnell erledigt ist, wenn du jetzt dran bleibst. Das kann dir helfen, deinen Fokus darauf nicht zu verlieren.
To Do´s streichen
Hast du To Do´s auf deiner Liste, die du von Monat zu Monat mitschleppst, aber nie in Angriff nimmst? Dann wird es Zeit, dich von diesen Aufgaben zu lösen. Sie sind nicht Wichtig genug, dass du sie in Angriff nimmst. Überlege dir, ob es nicht sinnvoller ist, die Aufgaben zu streichen. Es kann auch sein, dass jetzt einfach nicht der richtige Zeitpunkt dafür ist. Da du selber über deine To Do´s bestimmst, hast du auch die Freiheit, diese ersatzlos zu streichen. Das hilft dir auf Dauer, die wirklich wichtigen Dinge von den unwichtigen zu unterscheiden. Aufgaben, die du immer weiter vor dir herschiebst, können dich auch zusätzlich belasten. Darum ist es so wichtig sich genau zu überlegen, ob die Aufgaben wirklich gemacht werden müssen, oder ob du dich von ihnen befreien kannst.
The One Thing
Weiterhin kann ich dir noch das Buch The One Thing von Garry Keller ans Herz legen. Die The One Thing Methode beleuchte eine Arbeitsweise, bei der du dir die wichtigste Aufgabe des Tages überlegst und dich darauf fokussierst und nur das erstmal erledigst. Es geht dabei auch darum, dass diese Aufgabe am Anfang möglicherweise aufwendig erscheint, dir dann aber die Arbeit vereinfacht, oder auch andere Aufgaben sich dadurch erledigen. Die Arbeitsmethode kann dir am Ende sehr viel Zeit einsparen, darum kann es nur anraten, sich zumindest einmal damit zu beschäftigen.